4 utili consigli per fare il trasloco ufficio

4 utili consigli per fare il trasloco ufficio

Devi fare il trasloco dell’ufficio? Non ti devi spaventare: anche se le cose da spostare sono molte e hai paura di perdere qualche documento importante, con il giusto metodo non succederà. Ecco quindi alcuni validi consigli per traslocare in maniera facile ed organizzata.

Organizza il trasloco dell’ufficio con anticipo

La prima e fondamentale regola per organizzare al meglio il trasloco dell’ufficio è di prendersi per tempo. Ridursi all’ultimo momento, infatti, non farà altro che far crescere ansia e stress, con il risultato di commettere errori. Già qualche settimana prima della data prevista per il trasloco comincia ad assegnare a ciascun collaboratore un ruolo nel trasloco: da chi deve preparare gli scatoloni a chi deve digitalizzare i documenti. Comincia inoltre a preparare degli scatoloni indicandoci sopra con il pennarello il loro contenuto e/o la loro destinazione. In questo modo potrai sapere subito, una volta che arriveranno nel nuovo ufficio, cosa c’è dentro e in che stanza va portato.

Scegli gli scatoloni giusti

Prima di iniziare materialmente a inscatolare gli oggetti che dovrai portare nel nuovo ufficio, assicurati di scegliere gli scatoloni più adatti. La scelta delle giuste scatole è essenziale, perché più sono comode e pratiche e più veloce sarà il trasloco. Le migliori sono quelle con il fondo automatico e le maniglie, perché sono facili da montare e chiudere, oltre ad essere molto resistenti. Le maniglie, inoltre, rendono molto più facile spostarle da un luogo all’altro.

Fai un inventario delle cose

Per essere sicuro di portare con te tutto il necessario nel nuovo ufficio, qualche settimana prima inizia a compilare un elenco delle cose presenti nel vecchio ufficio, magari indicando anche in quale scatolone sono state inserite. In questo modo, una volta arrivato nel nuovo ufficio e sistemato tutto il materiale, sarà facile vedere se qualcosa è stato smarrito o se, invece, è tutto a posto. Sulle scatole evita di scrivere solo il luogo dove andranno portate (ad esempio, “segreteria), ma cerca di specificare anche il loro contenuto (ad esempio, “cancelleria”, “fascicoli”, “telefoni”, ecc.).

Svolgi le formalità burocratiche

Un aspetto spesso sottovalutato quando si fa il trasloco dell’ufficio è quello di svolgere per tempo tutte le formalità burocratiche relative sia al vecchio che al nuovo luogo di lavoro. Anzitutto, è importante provvedere alla chiusura di tutte le utenze per tempo (elettricità, acqua, riscaldamento). Bisogna poi avvertire clienti e fornitori del cambio di indirizzo, sia inviando loro una email con i nuovi recapiti, sia posizionando un cartello sulla porta del vecchio ufficio. Inoltre, è necessario inviare la disdetta del contratto di affitto, che va presentata tramite raccomandata A/R almeno 12 mesi prima della scadenza (oppure 6 mesi in caso di motivi gravi). È poi necessario attivarsi per svolgere tutte le formalità relative al nuovo posto di lavoro. Queste, in linea di massima, consistono anzitutto nell’attivazione delle nuove utenze di luce e gas e nell’eventuale il cambio di destinazione d’uso da abitazione ad ufficio sia dal punto di vista urbanistico che catastale. Dovrai ricordarti poi di far eseguire per tempo tutti i lavori di adeguamento necessari (per l’abbattimento delle barriere architettoniche, per il controllo e l’eventuale sostituzione se non a norma dei servizi igienici) e di sostituire le componenti vecchie o poco funzionanti (rete internet, mobili, ecc.).